Digitalisering av Liøya barnehage

‍

Liøya barnehage ligger på Støren i Trøndelag. Barnehager sitter på mye sensitiv informasjon, noe som understreker viktigheten av å ha denne informasjonen sikret og under kontroll. Barnehagen har lagret all informasjon i et arkivskap med lås, slik det alltid ble gjort før. Det var verken særlig effektivt for å finne dokumenter, eller godt nok sikret. Daglig leder Linda Kjelstad forstod at det var på høy tid å oppgradere. Så, hun kontaktet Serit for å finne en løsning.

‍

Hva var kundens utfordring?

Liøya barnehage har fra gammelt av lagret all informasjon i et arkivskap med lås. Dette skapte en del utfordringer når de ansatte skulle finne dokumenter, siden de måtte lete fysisk. I tillegg levde ikke arkivskapet opp til dagens sikkerhetsstandard. Pedagogiske ledere hadde hver sin PC, men nettverket de opererte på var ikke sikret. Daglig leder hadde et sterkt ønske om å:

  • Forenkle måten de kunne finne dokumenter på
  • Sikre nettverkstilgang og sensitiv informasjon mot innbrudd og tyveri
  • Ha en god flyt i arbeidsprosessene sine
  • Få på plass tilgangskontroll
  • Innlemme alle sine ansatte i den nye, sikre digitale hverdagen

Hva var løsningen fra Serit?

I starten av samarbeidet hadde Serit et møte med daglig leder for å avdekke hvilke behov og ønsker hun hadde. Serit skisserte en løsning som tok hensyn til måten barnehagen hadde lagret informasjon på tidligere, og hvordan det kunne gjennomføres på en ny og teknologisk måte. Den gamle mappestrukturen fra arkivskapet kan den dag i dag kjennes igjen i mappestrukturen på intranettet deres. Dette gjør alt enklere for de ansatte i den daglige driften.

Løsningen Serit leverte innebar:

  • Oppsett og administrasjon av nettverk
  • 17 nye bærbare PC-er konfigurert med Microsoft 365
  • Alle administreres og driftes fra Serit Tromsø, noe som innebærer oppgradering av programvare, drivere, og patching for å unngå sikkerhetshull
  • Egen innlogging for hver enkelt ansatt, samt et rollehierarki som gir tilgang tilpasset de ulike rollene til barnehagens ansatte: daglig leder, pedagogisk leder og assistenter
  • Gjennomgang av løsningen slik at alle ansatte forstod hvordan og hvorfor dette skulle gjøres
  • Ikke alle ansatte er like tekniske, så derfor var det viktig for Serit å tilpasse seg målgruppen for å lykkes med en god prosess
  • Et sikkert og trygt arkivsystem, hvor sensitiv informasjon blir godt ivaretatt

I tillegg til disse løsningene, har Serit og Liøya en plan for tiden fremover. Barnehagen bruker i dag SharePoint for å lagre dokumenter. Med inntreden av Teams for eksterne møter, er det behov for å sikre informasjon også her. Serit vil da koble sammen Teams og SharePoint til et felles arkiv. Dette fordi sikkerhet skal ha en gjennomgående høy standard i alle kriker og kroker i Liøya barnehage.

‍

Resultat og effekt av løsningen

Daglig leder hadde hele veien et sterkt ønske om å øke sikkerhetsnivået i barnehagen. Dette var hun tydelig på fra oppstartsmøtet. Behovene hennes ble møtt, og Serit selv omtaler løsningen som en suksess for barnehagen. Daglig leder Linda uttaler:

  • «Nå er tidstyvene borte, fordi PC-ene våre er sikret og bare fungerer.»
  • «Vi har et felles, sikret intranett hvor alle de ansatte finner det de har behov for.»
  • «Det er alltid rask, hyggelig og hjelpsom kundeservice hos Serit.»

‍